Tata ruang kantor tertutup mengacu pada desain di mana ruang kantor dibagi menjadi ruang-ruang terpisah atau sekat-sekat, yang memungkinkan setiap kelompok atau individu bekerja di area yang lebih pribadi dan terisolasi. Model ini berbanding terbalik dengan desain kantor terbuka di mana ruang kerja lebih terbuka dan kolaboratif.

Baca juga : 9 Model Rumah Minimalis Terbaru 2023, Sederhana dan Nyaman

Pengertian Tata Ruang Tertutup

 

Tata ruang kantor tertutup adalah suatu konsep desain interior yang menekankan pada pembagian dan pengaturan ruang kerja menjadi area-area terpisah yang memberikan privasi dan fokus bagi individu atau kelompok tertentu. Dalam model ini, kantor dibagi menjadi ruang-ruang pribadi, seperti kamar atau ruangan terisolasi, yang memberikan lingkungan kerja yang lebih tenang dan terhindar dari gangguan eksternal. Setiap ruang dipersiapkan untuk menampung kebutuhan pekerjaan tertentu, memungkinkan pekerja untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas mereka dengan lebih baik. Ruang-ruang ini juga sering dilengkapi dengan partisi yang membantu membatasi suara dan visual, sehingga menciptakan suasana yang kondusif untuk fokus dan produktivitas. Meskipun tata ruang kantor tertutup dapat mengurangi interaksi spontan antar pegawai yang biasanya ditemukan dalam kantor terbuka, konsep ini sangat bermanfaat bagi pekerjaan yang memerlukan tingkat konsentrasi tinggi, diskusi-diskusi rahasia, dan pertemuan internal yang terencana.

Dalam tata ruang kantor tertutup, penyusunan fisik yang difungsikan sangatlah penting. Setiap departemen atau kelompok tim ditempatkan dengan cermat berdasarkan kebutuhan dan aktivitas pekerjaan mereka. Ruang rapat dan konferensi yang tertutup juga menjadi bagian integral dari desain ini, memungkinkan pertemuan-pertemuan penting tanpa adanya gangguan. Meskipun fokus utama adalah pada pekerjaan individu, konsep fleksibilitas juga dapat dimasukkan ke dalam rancangan, memungkinkan penyesuaian tata letak ruangan jika perubahan dalam dinamika kerja atau kebutuhan tim terjadi. Oleh karena itu, tata ruang kantor tertutup menggabungkan elemen-elemen desain ergonomis, pemisahan ruang, dan ketelitian dalam penempatan fungsional untuk menciptakan lingkungan kerja yang efisien, produktif, dan berorientasi pada privasi.

 

Kelebihan Tata Ruang Kantor Tertutup

Kantor tertutup memiliki beberapa kelebihan yang dapat dianggap sebagai solusi yang sesuai tergantung pada kebutuhan dan tujuan perusahaan. Berikut adalah beberapa kelebihan dari model kantor tertutup:

1. Privasi Terjaga

Ruang kerja yang terpisah memberikan privasi yang lebih besar bagi individu atau tim. Ini sangat bermanfaat dalam pekerjaan yang membutuhkan fokus dan konsentrasi tinggi, seperti tugas-tugas analitis atau kreatif yang rumit. Karyawan dapat bekerja tanpa gangguan eksternal, meningkatkan produktivitas dan kualitas pekerjaan.

2. Pertemuan Rahasia dan Diskusi Sensitif

Kantor tertutup memungkinkan adanya ruang yang aman untuk diskusi-diskusi rahasia, negosiasi bisnis penting, atau pertemuan dengan klien yang mengharuskan tingkat kerahasiaan lebih tinggi. Ini dapat membantu perusahaan menjaga informasi sensitif dan strategi bisnis dari pihak luar.

3. Minim Gangguan

Dengan adanya sekat atau partisi yang dapat meredam suara dan gangguan visual, kantor tertutup dapat mengurangi gangguan yang mungkin timbul dari interaksi antar pegawai atau kebisingan di sekitar lingkungan kerja. Ini dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas pekerjaan.

4. Selamat Tinggal Gosip

Tata ruang tertutup memungkinkan para pegawai berkonsentrasi tinggi tanpa gangguan dari sekitar. Kondisi ini menjauhkan kebiasaan bergosip yang sering menjadi masalah pada ruang kantor terbuka. Lingkungan kerja tanpa gosip tentunya lebih sehat dan menunjang produktivitas lebih tinggi. 

5. Pemisahan Antara Tim

Jika ada beberapa tim atau departemen yang bekerja pada proyek-proyek yang sangat berbeda, kantor tertutup memungkinkan pemisahan fisik yang jelas antara mereka. Ini dapat membantu menjaga fokus dan mencegah bauran informasi yang tidak relevan.

6. Kenyamanan dan Keamanan

Ruang pribadi dalam kantor tertutup memberikan rasa kenyamanan dan keamanan bagi karyawan. Mereka dapat mengatur ruangan mereka sesuai preferensi pribadi dan memiliki kontrol lebih besar atas lingkungan kerja mereka.

7. Pengendalian Tata Ruang

Dalam kantor tertutup, perusahaan memiliki lebih banyak kendali atas tata letak fisik. Ini memungkinkan penyesuaian yang lebih mudah sesuai dengan perubahan dalam kebutuhan bisnis atau struktur tim.

8. Fleksibilitas Bervariasi

Beberapa desain kantor tertutup mungkin termasuk elemen fleksibilitas yang memungkinkan perubahan tata letak jika diperlukan. Ini dapat membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan dengan lebih mudah.

Sementara kantor tertutup memiliki banyak kelebihan, penting untuk diingat bahwa tidak ada model yang sempurna untuk semua situasi. Keputusan tentang tata letak kantor harus dipertimbangkan dengan memperhatikan kebutuhan bisnis, budaya perusahaan, dan preferensi karyawan.

Baca juga : Inspirasi Desain Rumah Mewah Terbaik 2023, Estetik dan Kekinian

 

Kekurangan Tata Ruang Kantor Tertutup

Meskipun kantor tertutup memiliki beberapa kelebihan, juga ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih model tata letak ini:

1. Kurangnya Kolaborasi Spontan

Kantor tertutup dapat menghambat kolaborasi dan interaksi spontan antar pegawai yang sering kali muncul dalam lingkungan kantor terbuka. Ini dapat mengurangi pertukaran ide dan inovasi yang mungkin timbul dari percakapan yang tidak terencana.

2. Komunikasi Terbatas

Ruang yang terpisah dapat membatasi komunikasi dan pertukaran informasi antar tim atau departemen. Pesan-pesan penting atau perubahan yang cepat mungkin tidak tersebar dengan efisien.

3. Potensi Isolasi Sosial

Individu dalam kantor tertutup mungkin merasa terisolasi secara sosial karena interaksi terbatas dengan rekan kerja. Ini bisa berdampak negatif pada semangat tim dan rasa keterlibatan.

4. Lebih Boros

Desain dan pemeliharaan kantor tertutup bisa lebih mahal dibandingkan dengan kantor terbuka. Ruang-ruang pribadi, partisi, dan peralatan tambahan bisa memakan biaya yang lebih tinggi.

5. Lebih Sulit Memantau Pegawai

Manajemen kinerja dan pemantauan pekerjaan mungkin lebih sulit dilakukan dalam kantor tertutup. Kehadiran dan produktivitas karyawan bisa lebih sulit untuk diawasi.

6. Fasilitas Tidak Merata

Ruang kantor tertutup yang lebih besar atau lebih baik mungkin diberikan kepada tingkatan tertentu dalam organisasi, yang dapat menyebabkan ketidaksetaraan dan perasaan tidak adil di antara karyawan.

7. Potensi Kelelahan Visual

Jika tidak dirancang dengan baik, ruang tertutup dengan pencahayaan yang kurang baik atau desain yang kurang ergonomis bisa menyebabkan kelelahan mata dan ketidaknyamanan fisik.

8. Kurangnya Fleksibilitas Ruang

Tata letak kantor tertutup mungkin kurang fleksibel dalam mengakomodasi perubahan kebutuhan bisnis atau pertumbuhan tim. Penyesuaian tata letak bisa lebih rumit dan mahal.

9. Penghalang Hierarki

Desain kantor tertutup kadang-kadang bisa menciptakan penghalang hierarki yang lebih kuat antara manajemen dan staf, yang dapat menghambat komunikasi terbuka dan kolaborasi horizontal.

10. Tidak Cocok untuk Semua Kegiatan

Pekerjaan yang lebih terfokus pada kolaborasi, kreativitas tim, atau interaksi pelanggan mungkin tidak sesuai dengan lingkungan kantor tertutup. Model ini mungkin lebih cocok untuk pekerjaan yang memerlukan fokus individu yang mendalam.

Penting untuk mengevaluasi baik kelebihan maupun kekurangan dari tata letak kantor tertutup dengan mempertimbangkan kebutuhan spesifik perusahaan, budaya organisasi, dan karakteristik pekerjaan yang dilakukan. Dalam beberapa kasus, kombinasi antara ruang pribadi dan area terbuka untuk kolaborasi bisa menjadi solusi yang lebih seimbang.

 

Faktor Pendukung

Untuk memaksimalkan fungsi tata ruang kantor tertutup, ada beberapa faktor penting yang harus diperhatikan. Faktor berikut ini sebisa mungkin harus diaplikasikan dalam tata letak kantor tertutup agar tidak mengurangi efktivitas dan kinerja pegawai. Faktor penting yang dimaksud adalah:

1. Sumber Kebisingan

Sumber kebisingan sangat penting untuk diperhatikan dalam tata ruang kantor tertutup. Meskipun terdapat sekat yang meningkatkan keamanan dan privasi setiap pegawai, tetap saja sumber kebisingan dari sekitar harus diminimalisir untuk menjaga konsentrasi pegawai.  

2. Pencahayaan

adanya banyak sekat pada tata ruang kantor tertutup menjadi tantangan tersendiri di mana penyebaran cahaya yang merata menjadi sedikit sulit diwujudkan. Setiap ruangan pegawai harus mendapatkan pencahayaan yang cukup untuk menjaga produktivitas mereka.

3. Sirkulasi Udara

Tata ruang kantor tertutup harus ditunjang dengan sirkulasi udara yang baik. Tata ruang menjadi kunci untuk menjadikan sirkulasi udara berjalan dengan maksimal untuk setiap ruangan pegawai. Penempatan AC (air conditioner) dan posisi sekat-sekat ruangan berperan penting dalam memaksimalkan sirkulasi udara pada tata ruang kantor tertutup.